회의록은이 행사의 모든 중요한 결정을 반영하는 문서입니다. 의미 및 디자인 측면에서 잘못된 제도를 작성하면 회의 참가자가 이의를 제기 할 수 있습니다. 또한 프로덕션 회의 의사록에 잘못된 정보가 포함되어 있으면 잘못된 경영 결정을 내릴 위험이 있습니다. 올바르게 정리하면 간단한 권장 사항 집합에 도움이됩니다.
이 문서의 내용은 일반적으로 입문과 본문의 두 부분으로 구성됩니다. 회의록 (상반기)에는 이벤트의 주요 매개 변수에 대한 설명이 포함됩니다. 위치, 이름 참가자, 회장 및 비서. 참석 한 사람 중 한 명이 특별한 지위 (초대, 전문가, 관찰자 등)를 가진 경우에도 문서에 표시됩니다. 많은 사람들이 회의에 참석 한 경우 회의록에는 별도의 시트에 문서에 대한 데이터가 포함되어있을 수 있습니다. 소개 섹션은 해결 된 문제 목록이 포함 된 의제로 끝납니다. 그것들을 중요하게 배열하는 것이 바람직하지만, 질문 목록의 장소에 영향을 미치는 다른 요소가있을 수 있습니다. 예를 들어, 의제의 구조는 이슈의 일부 또는 이벤트에 참여하는 사람들의 고용의 논리적 관계에 따라 달라질 수 있습니다. 문서 자체는 조직의 레터 헤드 (단위)에서 실행되며 회의가 열릴 때 표시되어야합니다.
주요 부분의 회의록은 입문 회의와 일치해야합니다. 특히, 항목은 의제와 동일한 순서로 진행되어야합니다. 각 안건 항목에 대한 정보를 캡처하는 텍스트를 구성하는 알고리즘은 다음과 같습니다. "청취 됨", "스포크", "결정됨". 프로토콜 의이 부분의 주요 규칙은 일종의 스크립트로 바뀌지 않아야한다는 것입니다.
특히, “발표 된”하위 항목은이 문제의 기조 연설자가 누구인지, 연설 결과 제안한 내용을 설명합니다. 발표자에게 참가자는 누가 자신이 제안한 내용을 말했는지 나타냅니다. 결정은 대부분의 회의 참가자의 최종 위치를 고정시킵니다. 투표로 채택 된 경우, 얼마나 많은 사람들이 투표를했는지, 얼마나 많은 사람들이 반대했는지, 그리고 결근 횟수가 표시됩니다. 논의 된 문제의 중요성에 따라 전체 이름을 나열 할 수 있습니다. 이 직책을 맡은 사람들.
회의의 프로토콜은 비서가 작성하며 문서 자체는 임원과 회의 의장이 서명합니다. 편집을위한 정보 출처는 손으로 쓴 초안, 음성 녹음기를 사용하여 작성한 메모, 대화 내용입니다. 회의 중 확인 된 문제를 해결하기 위해 회의에 참여하지 않은 고위 관리의 권한이 필요한 경우, 이 책임자의 결정에 대한 추가 승인이 제공 될 수 있습니다. 서명 및 등록 된 프로토콜은 단일 문서로, 질문의 일부만 적용되는 공무원을위한 추출 형식으로 보낼 수 있습니다.
